Gedesby Østre Strand Grundejerforening (GØSG)
16-05-2018
Baggrund
Den 25. maj 2018 træder nye og skrappere EU-regler om beskyttelse af persondata i
kraft. I den forbindelse er der skærpede krav til, hvordan personfølsomme data skal behandles.
GØSG’s dataansvar
Foreningen, som du er medlem af, behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvilke oplysninger, vi behandler,
samt hvordan vi behandler dine personoplysninger. Dette for at sikre en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål.
Dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
GØSG er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i
overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du f.eks. har spørgsmål.
Kontaktoplysninger på foreningens dataansvarlige:
Foreningens CVR-nr: 34001820
Kontaktperson: Eivind Dalsgard
Adresse: Mølleengen 30
Postnummer: 4040 Jyllinge
Telefonnr.: 25136798
Mail: edalsgard@gmail.com
Privatlivspolitik Side 2 af 4
Behandling af personoplysninger
Foreningen behandler følgende personoplysninger:
Almindelige personoplysninger på medlemmer:
o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, foreningsadresse, postadresse, indmeldelsesdato samt telefonnummer og e-mailadresse.
- Ved foreningsadresse forstås adressen på ejendommen, der er beliggende i foreningens område.
- Ved postadresse forstås den adresse, som du har oplyst som kontaktadresse, såfremt du ikke bor på foreningsadressen.
Foreningen indhenter eller gemmer ikke oplysninger om personnumre
Her indsamler foreningen oplysninger fra
Foreningen får personoplysningerne på følgende måder:
Fra ejendomsmæglere i forbindelse med køb/salg af sommerhuse og grunde tilknyttet grundejerforeningen
Når du som medlem opdaterer egne personoplysninger gennem ’Medlemsportalen’ på foreningens hjemmeside. Dette kræver log-in ved hjælp af medlemsnummer og adgangskode, som du har fået tilsendt.
Når du i øvrigt henvender dig til bestyrelsen via din mail-adresse eller kontaktformularen på vores hjemmeside, registrerer vi de oplyste persondata.
Fra offentlige datakilder (KRAK) kan indhentes telefonnumre på medlemmer,
hvor navn og adresse i foreningssystemet er identisk med den offentlige datakilde.
Derudover kan bestyrelsen indhente relevante personoplysninger på ejere af
respektive matrikelnumre via Offentlig Informationsserver (OIS.dk). Oplysninger udover navn kan dog kun indhentes, såfremt foreningen har fået godkendelse fra Guldborgsund kommune.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen
har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen
Behandling, der måtte følge af lovkrav
Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende
situation.
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
Foreningens medlemshåndtering, herunder
o Kontingentopkrævning
o Kontingentindbetaling
o Indkaldelse til generalforsamling
o Udsendelse af generalforsamlingsreferat
Som led i foreningens almindelige aktiviteter
Administration af din relation til foreningen
Privatlivspolitik Side 3 af 4
Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang foreningen behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling
udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter jf.
vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering af betaling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder retslig inkasso.
Videregivelse af almindelige personoplysninger til ForeningLet jf. databehandleraftale med samme samt NETS og Bankforbindelser i forbindelse
med kontingentopkrævning.
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen (se afsnittet
opbevaring og sletning af dine personoplysninger).
Samtykke
Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig på din aktive indmeldelse i foreningen.
Videregivelse af dine personoplysninger
Foreningen videregiver ikke personoplysninger til virksomheder til markedsføring.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Foreningen opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør
og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i Regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige medlemsoplysninger i
op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab.
Privatlivspolitik Side 4 af 4
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen
behandler personoplysninger om dig: - Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning efter din udtræden af foreningen ved salg
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges
kontaktoplysninger finder du øverst i dokumentet.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i
så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens
hjemmeside.
Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Revisionshistorik
Bilaget er udarbejdet af GØSG, 1. udgave, 16-05-2018.